Deduzione trasferte autotrasporto: senza costi sostenuti il beneficio fiscale non spetta
L’Agenzia delle Entrate chiarisce che la deduzione forfettaria prevista per le trasferte degli autisti può essere applicata solo se l’impresa sostiene un costo effettivo. Non basta dimostrare che il dipendente abbia lavorato fuori Comune.
Le imprese di autotrasporto possono beneficiare della deduzione forfettaria prevista per le trasferte dei propri dipendenti, ma solo se la trasferta ha comportato un costo reale per l’azienda. È questo il principio ribadito dall’Agenzia delle Entrate con la risposta a interpello n. 136 dell’8 luglio 2026, che chiarisce un aspetto di particolare interesse per il settore.
Cosa prevede il TUIR
L’articolo 95, comma 4, del TUIR consente alle imprese autorizzate all’autotrasporto di merci di dedurre, in alternativa ai costi analiticamente documentati, un importo forfettario per le trasferte dei dipendenti.
Gli importi attualmente previsti sono:
- 59,65 euro per ogni trasferta effettuata fuori dal territorio comunale;
- 95,80 euro per ogni trasferta all’estero.
La deduzione riguarda esclusivamente le spese diverse da quelle di viaggio e trasporto, che seguono regole differenti.
Si tratta di una misura pensata per semplificare la gestione fiscale di un’attività nella quale le trasferte rappresentano una componente quotidiana del lavoro.
Il caso esaminato dall’Agenzia delle Entrate
L’impresa che ha presentato l’interpello sosteneva di non corrispondere alcuna indennità ai dipendenti perché, in base all’organizzazione aziendale e al contratto collettivo applicato, non sussistevano i presupposti per riconoscere tali somme.
Secondo la società, la deduzione forfettaria avrebbe dovuto spettare comunque, semplicemente perché gli autisti svolgevano trasferte fuori dal territorio comunale.
L’Agenzia delle Entrate ha però respinto questa interpretazione.
La deduzione richiede un costo effettivo
Secondo l’Amministrazione finanziaria, la deduzione forfettaria non rappresenta un beneficio automatico collegato al numero delle trasferte effettuate.
La norma fa espresso riferimento alle spese sostenute dall’impresa e la deduzione costituisce soltanto una modalità semplificata per determinare fiscalmente costi realmente esistenti.
Di conseguenza, se il datore di lavoro non sostiene alcun onere economico collegato alla trasferta, il beneficio fiscale non può essere applicato.
In sostanza, la semplice presenza dell’autista fuori Comune non è sufficiente per ottenere la deduzione.
Non basta documentare la trasferta
Per poter applicare la deduzione è necessario dimostrare che la trasferta abbia comportato un costo effettivamente sostenuto dall’impresa.
Ad esempio, possono rilevare:
- il pagamento di un’indennità di trasferta;
- il rimborso delle spese sostenute dal dipendente;
- il pagamento diretto di costi collegati alla missione.
Se nessuna di queste spese viene sostenuta, la deduzione non è ammessa, anche se il viaggio è stato realmente effettuato.
Attenzione a non confondere regole fiscali e contratto di lavoro
La risposta dell’Agenzia evidenzia anche un aspetto spesso sottovalutato.
Il fatto che il contratto collettivo non imponga il pagamento di un’indennità di trasferta non significa automaticamente che l’impresa possa beneficiare della deduzione fiscale.
La disciplina del rapporto di lavoro e quella tributaria seguono infatti logiche differenti.
Da una parte vi sono le regole che stabiliscono quando il dipendente abbia diritto a ricevere determinate somme; dall’altra vi sono le norme fiscali che consentono la deduzione solo dei costi realmente sostenuti.
Cosa devono verificare le imprese
Le aziende di autotrasporto dovrebbero controllare con attenzione la gestione amministrativa delle trasferte, verificando che vi sia coerenza tra:
- le giornate di trasferta effettuate;
- le somme corrisposte ai dipendenti;
- i costi effettivamente sostenuti;
- la documentazione fiscale e contabile disponibile.
È inoltre opportuno conservare tutta la documentazione utile, come ordini di servizio, buste paga, note spese, ricevute, fatture e ogni elemento che possa dimostrare sia l’effettivo svolgimento della trasferta sia il relativo onere economico sostenuto dall’impresa.
La risposta dell’Agenzia delle Entrate conferma un principio fondamentale: la deduzione forfettaria delle trasferte non è un beneficio automatico, ma uno strumento alternativo per dedurre costi realmente sostenuti dall’impresa.
Per le aziende di autotrasporto questo significa prestare particolare attenzione alla gestione amministrativa delle trasferte. Non è sufficiente documentare che l’autista abbia svolto un servizio fuori Comune: è necessario che esista anche un costo effettivamente sostenuto e adeguatamente documentato.
Una corretta organizzazione delle indennità, dei rimborsi e della relativa documentazione non rappresenta solo un adempimento fiscale, ma anche uno strumento essenziale per evitare contestazioni durante eventuali controlli e per beneficiare legittimamente delle agevolazioni previste dalla normativa.
